Выгрузка и импорт заявок

Выгрузка в Excel по фильтрам списка и загрузка заявок из XLSX и CSV.

Заявки можно выгрузить в таблицу Excel (XLSX) и загрузить в CRM из таблицы XLSX или CSV. Выгрузка нужна для отчётов, сверки с бухгалтерией и резервной копии. Загрузка нужна, чтобы перенести базу из старой CRM, таблицы или выгрузки рекламного кабинета.

Выгрузка в XLSX

Откройте раздел «Заявки» (или архив: «Показать архив» под фильтрами).
Настройте фильтры и сортировку так, чтобы в списке были нужные заявки.
Нажмите «Скачать XLSX» рядом с кнопкой «Сбросить». Браузер сохранит файл.

В файл попадает вся выборка, а не только текущая страница списка. Выгрузка учитывает всё, что задано на экране:

отмеченные статусы, менеджера, даты «Дата от» и «Дата до», строку поиска и порядок сортировки;
рабочий список или архив, смотря откуда нажата кнопка;
видимость сотрудника: при видимости «только свои» в файл попадают только его заявки.

Колонки файла

«№», «Создана», «Статус», «Причина провала», «Ответственный», «Название», «Имя», «Компания», «Телефон», «Email», «Сайт», «Услуга», «Источник», «Потребность», «Сообщение», пять колонок UTM, «Страница входа», «Страница заявки», «Источник перехода», «ClientID Метрики», «Изменена».

Даты «Создана» и «Изменена» записаны настоящими датами Excel в часовом поясе компании: по ним работают сортировка и фильтры таблицы. Пояс задаётся в «Настройках компании», вкладка «Компания».
Текст, который начинается со знака =, +, - или @, хранится как текст: Excel и LibreOffice не выполнят его как формулу, даже если открыть ячейку на правку.
Лента событий, комментарии, файлы, переписка и звонки в файл не входят.

Ограничения выгрузки

В одном файле до 100 000 заявок. Если под фильтр попадает больше, CRM попросит сузить фильтр (даты, статусы, менеджер) и выгрузить частями.
Не больше 30 выгрузок за 10 минут на одного сотрудника.
Кнопка видна тем, у кого есть право «Выгружать заявки в XLSX». По умолчанию оно есть у всех сотрудников, администратор может его снять: Права сотрудников.

Загрузка заявок из файла

Кнопка «Импорт» в шапке раздела «Заявки», рядом с «Новая заявка». По умолчанию загружать заявки могут только владелец и администраторы: импорт создаёт сразу много данных. Администратор может разрешить его менеджерам в «Правах доступа» (право «Загружать заявки из файла (импорт)»).

Шаг 1. Файл

Форматы: XLSX и CSV. Старый формат XLS не принимается: сохраните файл в Excel или LibreOffice как XLSX или CSV.
CSV в кодировке UTF-8 (с BOM и без), UTF-16 с BOM или Windows-1251. Разделитель «;», «,», табуляция или «|» определяется сам.
Из XLSX читается первый лист. Вместо формул берутся сохранённые в файле значения. Файл с паролем не принимается.
За один раз до 10 000 строк, файл до 20 МБ. Большую таблицу разделите на части.

Шаг 2. Сопоставление колонок

После загрузки CRM показывает «Первые строки файла» и таблицу «Сопоставление колонок»: для каждой колонки файла примеры значений и поле заявки, в которое она попадёт.

Поля подбираются автоматически по заголовкам: «Телефон», «ФИО», «Email», «Компания», «Статус», «Ответственный», «Дата создания» и привычные синонимы, в том числе английские. Выбор можно поправить вручную, ненужные колонки отметьте «Не загружать».
Если в первой строке нет заголовков, снимите галочку «Первая строка содержит заголовки колонок».
Хотя бы одна колонка должна попасть в поле «Имя», «Телефон» или «Email». Одно поле можно выбрать только у одной колонки.
Доступные поля: имя, телефон, email, компания, название, источник, услуга, потребность, сообщение, сайт, статус, ответственный, дата создания, метки UTM, страница входа, страница заявки, источник перехода, ClientID Метрики.

Шаг 3. Параметры

Параметр	Как работает
«Статус по умолчанию»	Статус новых заявок. Если сопоставлена колонка «Статус», статус берётся из неё: номер или название («Новая заявка», «В работе», «Успешно», «Провал», «Спам»), пустая ячейка получает статус по умолчанию.
«Ответственный»	«Менеджер по умолчанию компании», «Конкретный сотрудник» или «Из колонки «Ответственный»»: в ячейке имя или email сотрудника, пустая ячейка получает менеджера по умолчанию. Если в компании несколько сотрудников с одинаковым именем, укажите в файле email. Без права менять ответственного ответственным за все загруженные заявки становится тот, кто загружает.
«Источник заявки»	Для строк без источника. По умолчанию «Импорт».
Дубли	Что делать, если телефон или email совпал с активной заявкой: «Пропустить строку» (по умолчанию), «Дописать «повторное обращение» в найденную заявку» или «Всё равно создать новую заявку».
Дата создания	Если сопоставлена колонка «Дата создания», дата берётся из неё. Время без часового пояса считается в поясе компании. Без этой колонки датой создания будет момент загрузки.

Активной считается заявка со статусом «Новая заявка» или «В работе», не в архиве. Телефоны сравниваются по последним 10 цифрам, как у заявок с сайта.

Шаг 4. Загрузка

Нажмите «Начать импорт». Строки обрабатываются частями, на экране «Импорт идёт» видно, сколько обработано. Не закрывайте вкладку. Если всё же закрыли, импорт продолжится с той же строки, когда вы снова откроете страницу импорта. Кнопка «Остановить» прекращает загрузку, уже созданные заявки остаются.

Уведомления о новых заявках в Telegram при импорте не отправляются.
В ленте каждой загруженной заявки есть событие о создании импортом из файла с именем сотрудника.

Шаг 5. Отчёт

После загрузки CRM показывает итог: «Создано заявок», «Дополнено (повторное обращение)», «Пропущено дублей» и «Ошибок». Ниже список строк с ошибками и пропусками с причиной, например «Нет ни имени, ни телефона, ни email», «Не удалось разобрать дату» или «Сотрудник ... не найден в компании».

Нажмите «Скачать XLSX с ошибками и пропусками». В файле исходные колонки строк и три служебные: «Строка файла», «Итог» и «Причина».
Исправьте строки в таблице.
Загрузите этот файл заново: служебные колонки отметьте «Не загружать».

Если строка совпала с заявкой, которую вы не видите (у вас видимость «только свои»), в отчёте будет «такой клиент уже есть в заявке другого сотрудника» без номера заявки.

Файл выгрузки можно загрузить обратно

Колонки файла «Скачать XLSX» узнаются при импорте сами, сопоставлять их вручную не нужно. Так можно перенести заявки в другую компанию: выгрузите их в одной и загрузите в другой. Номер заявки, причина провала и дата изменения не загружаются: заявки получают новые номера в компании, куда их загрузили.

Через API

Ту же выгрузку можно получать программно: GET /api/v1/leads/export.xlsx с теми же фильтрами. Нужен ключ сотрудника с областью leads:export и правом на выгрузку. Подробнее: документация API.