Сотрудники, роли и права доступа

Приглашения, роли, права доступа и несколько компаний в одном аккаунте.

Сотрудниками управляет администратор компании: «Настройки компании» -> вкладка «Сотрудники». Менеджеру пункт «Настройки компании» в боковом меню не показывается.

Роли

В интерфейсе три обозначения роли: «Владелец», «Администратор» и «Менеджер».

Роль	Что может
«Менеджер»	Работает с заявками, чатами и почтой в пределах своих прав. Настройки компании ему недоступны.
«Администратор»	Всё, что может менеджер, плюс сотрудники и настройки компании: приглашения, роли, API-ключи, интеграции, права доступа, услуги и быстрые ссылки.
«Владелец»	Всегда администратор. Его нельзя исключить, и только он может передать владение компанией. Владелец в компании один.

Что видит и что может делать менеджер, решает администратор: права сотрудников. Письма видят только участники почтового ящика: доступ к ящику.

Права сотрудников

Права задаются на двух уровнях: умолчания для всей компании и особые права отдельного сотрудника. Владелец и администраторы видят все заявки и могут всё, права действуют на менеджеров. Пока администратор ничего не настроил, менеджеры видят все заявки и могут всё, кроме загрузки заявок из файла.

Права всей компании

Откройте «Настройки компании» -> вкладка «Права доступа».
В блоке «Заявки» выберите, «Какие заявки видит сотрудник»: «Все заявки компании» или «Только свои (где сотрудник ответственный)».
В списке «Что сотрудник может делать с заявками» отметьте разрешённые действия.
В блоке «API» решите, могут ли сотрудники сами выпускать себе API-ключи в профиле.
Если подключены чаты, в блоке «Чаты» выберите режим доступа к перепискам.
Нажмите «Сохранить».

Право	По умолчанию	Что разрешает
«Создавать заявки»	разрешено	Кнопка «Новая заявка» и «Создать заявку» из письма.
«Править поля заявки»	разрешено	Правка блоков «Ключевая информация» и «Контакты», запись телефона клиента из чата в заявку.
«Менять статус, в том числе отмечать спам»	разрешено	Переключатель статуса и кнопка «В спам».
«Отправлять в архив и возвращать из архива»	разрешено	Кнопки «Архивировать» и «Вернуть из архива».
«Менять ответственного»	разрешено	Поле «Менеджер» в карточке и выбор ответственного при создании. Без этого права ответственным заявки, созданной в CRM (кнопка «Новая заявка», импорт, ИИ-ассистент), становится её автор. Для заявок по API-ключу сотрудника и от телефонии действует правило видимости, см. Менеджер по умолчанию.
«Объединять заявки»	разрешено	Кнопка «Объединить» в карточке.
«Писать комментарии и прикреплять файлы»	разрешено	Комментарии, файлы и удаление своих комментариев.
«Выгружать заявки в XLSX»	разрешено	Кнопка «Скачать XLSX» в списке и архиве.
«Загружать заявки из файла (импорт)»	запрещено	Кнопка «Импорт» в списке заявок.
«Выпускать себе API-ключи в профиле»	разрешено	Блок «API-ключи» в профиле. Запрет не отзывает уже выпущенные ключи и не мешает администратору выпустить ключ сотруднику.

Видимость «только свои» означает, что сотрудник видит только заявки, где ответственный он сам: в списке, архиве, на дашборде, в поиске, выгрузке, почте и чатах. Заявки коллег и заявки без ответственного для него не существуют, уведомления «все новые заявки» по ним не приходят. Подробнее: Какие заявки видит сотрудник.

Режим чатов и видимость заявок настраиваются отдельно. Если сотрудник видит только свои заявки, выберите для него и режим «только свои чаты», чтобы он не читал переписку по чужим заявкам. Режимы описаны в разделе Автоответы и права.

Права отдельного сотрудника

Откройте «Настройки компании» -> «Сотрудники» и нажмите «Настроить» в строке сотрудника.
В блоке «Права» у каждого права выберите: «Как в компании» (в скобках текущее значение компании), «Разрешено» или «Запрещено». Для видимости: «Все заявки компании» или «Только свои». Если подключены чаты, там же задаётся режим чатов этого сотрудника.
Нажмите «Сохранить права».

Под каждым правом написан итог и откуда он взят: «как в компании», «задано сотруднику» или «администратор». Особые права администратора сохраняются, но не действуют, пока его роль не сменят на «Менеджер». Список сотрудников с особыми правами есть внизу вкладки «Права доступа».

Ключ API сотрудника действует с его правами: видит те же заявки и не делает того, что сотруднику запрещено. Почту ключ читает и отправляет, только если сотрудник выпустил его себе сам (в «Профиле», а администратор ещё и себе на вкладке «API-ключи»): ключ, который администратор выпустил на имя сотрудника, письма его ящиков не читает и не отправляет. Подробнее: Ключ API.

Приглашение сотрудника

Откройте «Настройки компании» -> «Сотрудники».
В блоке «Пригласить сотрудника» введите email и выберите роль: «Менеджер» или «Администратор».
Нажмите «Пригласить». На адрес уйдёт письмо.
Человек входит в CRM по коду из письма (аккаунт создаётся сам) и на странице «Компании» в блоке «Приглашения» нажимает «Принять» или «Отклонить».

Приглашение действует 14 дней. Кнопка «Отправить ещё раз» в таблице приглашений продлевает срок и отправляет письмо повторно.
Приглашение занимает место сотрудника, пока его не приняли, не отклонили или не отозвали. Счётчик «Занято мест» показывает сотрудников и приглашения вместе.
В компании может быть до 100 сотрудников.

Как отозвать приглашение

В таблице приглашений на вкладке «Сотрудники» нажмите «Отозвать» в строке приглашения и подтвердите. Место в компании освободится.

Пометка «Не действует» у приглашения означает, что пригласивший больше не администратор компании. Нажмите «Отправить ещё раз», чтобы приглашение снова заработало.

Смена роли

На вкладке «Сотрудники» нажмите «Настроить» в строке сотрудника.
В блоке «Роль» выберите «Менеджер: работа с заявками» или «Администратор: заявки, сотрудники и настройки».
Нажмите «Сохранить роль».

При смене роли на «Менеджер» приглашения, которые сотрудник отправил и которые ещё не приняты, отзываются. Роль владельца изменить нельзя, пока он не передаст владение.

Если у администратора есть API-ключи, в блоке «Роль» есть отметка «При смене роли на «Менеджер» отозвать API-ключи сотрудника насовсем». Она отзывает и ключи, которые он выпустил, и ключи, привязанные к нему, кто бы их ни выпустил. Без отметки его личные ключи продолжат работать с правами менеджера, а ключи, которые он выпустил для других сотрудников или для компании, продолжат действовать.

Менеджер по умолчанию

Менеджеру по умолчанию назначаются новые заявки с сайта, из API и от телефонии. В компании он один. Сразу после создания компании это её владелец. Если менеджера по умолчанию снять, новые заявки получает владелец компании.

Заявки формы сайта и телефонии по API-ключу сотрудника достаются менеджеру по умолчанию, если сотрудник ключа видит все заявки компании (владелец и администраторы видят всегда). Если форма указывает ответственного полем manager, другого сотрудника ключ назначает только при праве «Менять ответственного» (без него заявка не создаётся, ответ 403). Если сотрудник ключа видит только свои заявки, ответственным новой заявки становится он сам. Поэтому ключ для формы сайта и телефонии выпускайте владельцу, администратору или тому, кто должен вести эти заявки.

Откройте «Настройки компании» -> «Сотрудники» и нажмите «Настроить» у нужного сотрудника.
В блоке «Новые заявки» нажмите «Сделать менеджером по умолчанию».

В списке сотрудников у него появится отметка «Менеджер по умолчанию». Чтобы снять назначение, откройте карточку этого сотрудника и нажмите «Снять назначение»: новые заявки тогда получает владелец компании.

Если учётную запись менеджера по умолчанию отключили, новые заявки получает владелец компании, а в карточке сотрудника написано, что назначение не действует. Снимите его или выберите другого менеджера по умолчанию.

Если менеджера по умолчанию исключают из компании или он уходит сам, менеджером по умолчанию становится тот, кому переданы его открытые заявки. При «Оставить без ответственного» им становится владелец компании. Проверьте назначение после исключения: ему пойдут все новые заявки с сайта, из API и от телефонии.

Для заявок из чатов действует своё правило: карточка «Заявки из чатов» на вкладке «Интеграции». Оно описано на странице Автоответы и права.

Исключение сотрудника

Откройте карточку сотрудника: «Сотрудники» -> «Настроить».
В блоке «Исключить из компании» выберите, кому передать его открытые заявки, или «Оставить без ответственного».
Если сотрудник выпускал API-ключи или у него есть свои ключи, решите, отзывать ли их: отметка «Отозвать API-ключи сотрудника насовсем». Она отзывает и ключи, которые он выпустил, и ключи, привязанные к нему.
Нажмите «Исключить» и подтвердите.

Сотрудник сразу теряет доступ к заявкам компании. Его история в заявках сохраняется, аккаунт и участие в других компаниях не затрагиваются. Приглашения, которые он отправил и которые ещё не приняты, отзываются. Участие в почтовых ящиках компании тоже снимается.

Если исключённый был менеджером по умолчанию, им становится получатель его открытых заявок, а при «Оставить без ответственного» владелец компании: Менеджер по умолчанию.

Ключ, привязанный к исключённому сотруднику, перестаёт действовать сразу, даже если снять отметку. Ключи, которые он выпустил для коллег, продолжают работать, если не отметить отзыв. Если на ключе сотрудника работает форма сайта или телефония, заранее выпустите для интеграции новый ключ на другого сотрудника.

Выход из компании

Покинуть компанию можно двумя способами:

в разделе «Профиль», блок «Мои компании»: кнопка «Покинуть» в строке компании;
администратор может сделать это и в «Настройках компании»: блок «Покинуть компанию», где можно выбрать, кому передать открытые заявки.

Доступ к заявкам компании пропадает сразу. Ваша история в заявках сохранится, вернуться можно только по новому приглашению. При выходе через профиль открытые заявки переходят менеджеру по умолчанию или владельцу, а если передать их некому, остаются без ответственного. Личные API-ключи ушедшего сотрудника перестают действовать. Если уходит менеджер по умолчанию, им становится получатель его открытых заявок (при «Оставить без ответственного» владелец компании).

Владелец покинуть компанию не может: сначала он передаёт владение.

Передача владения

Убедитесь, что будущий владелец уже состоит в компании. Если нет, сначала пригласите его.
Откройте «Настройки компании» -> вкладка «Компания», блок «Владение».
В поле «Новый владелец» выберите сотрудника и нажмите «Передать владение». Подтвердите.

После передачи вы останетесь администратором. Отменить передачу сможет только новый владелец. Блок «Владение» виден только владельцу.

Несколько компаний

Один аккаунт может состоять в нескольких компаниях: в своих и в тех, куда его пригласили. У каждой компании свои заявки, сотрудники, каналы и настройки.

Переключение. Нажмите на переключатель «Компания» в боковом меню и выберите компанию в списке «Мои компании».
Новая компания. В том же меню пункт «Создать компанию». Владеть можно не более чем 5 компаниями. Чтобы создать ещё одну, передайте владение одной из своих компаний другому сотруднику.
Приглашения. Если вас пригласили, в меню появляется пункт «Приглашения» с числом, а на переключателе значок с количеством.

Имя и аватар у аккаунта одни на все компании. Уведомления настраиваются для каждой компании отдельно: Уведомления.

«Выйти на всех устройствах»

Если вы потеряли телефон или входили с чужого компьютера, завершите все сессии:

Откройте «Профиль», блок «Безопасность».
Нажмите «Выйти на всех устройствах» и подтвердите.

Вход потребуется заново на каждом устройстве, в том числе на текущем. API-ключи и ключи виджетов на сайтах это действие не отзывает: ключ принадлежит интеграции, а не устройству. Свои API-ключи сотрудник отзывает в «Профиле», блок «API-ключи», любой ключ компании может отозвать администратор в «Настройках компании».

Подключённые ИИ-ассистенты (Claude, ChatGPT, Cursor и другие) после этой кнопки продолжают работать. Если на потерянном устройстве был подключён ассистент, отключите его отдельно: «Профиль», блок «ИИ-ассистенты (MCP)», кнопка «Отключить» у нужного приложения. Администратор компании может отключить любое подключение на вкладке «API-ключи». Подробнее: ИИ-ассистенты.