Почта: подключение ящика и работа с письмами

Раздел «Почта» подключает к CRM обычные почтовые ящики по IMAP и SMTP. Вы читаете письма и отвечаете на них в кабинете, а из письма в одно нажатие создаёте заявку. Ящик может подключить любой сотрудник компании: личный или общий, например info@.

Подключение ящика

1. Откройте раздел «Почта» в боковом меню и нажмите «Подключить ящик».
2. В окне «Где ваша почта?» выберите почтовый сервис: «Яндекс», «Mail.ru», «Gmail», «Рамблер», «iCloud», «Yahoo», «Яндекс 360 для бизнеса», «VK WorkMail (Mail.ru для бизнеса)», «Google Workspace» или «Другой сервер».
3. Заполните «Адрес почты» и «Пароль приложения». Поле «Имя отправителя» задаёт имя, которое увидят получатели ваших писем, например «Анна из Фирмы».
4. Нажмите «Подключить». Появится сообщение «Проверяем подключение, это займёт до минуты».
5. После проверки: «Ящик подключён. Загружаем письма за последние 30 дней». Нажмите «Готово».

Пароль хранится в зашифрованном виде и нужен только для работы с этим ящиком. Сотрудники, которым вы откроете доступ, пароль не увидят.

Где взять пароль приложения

Ограничения почтовых сервисов

• Mail.ru. С июня 2026 года Mail.ru даёт подключение почтовых программ личным ящикам только в подписке Mail Space. Без подписки подключение не пройдёт.
• Яндекс 360 для бизнеса. С 29 июня 2026 года Яндекс даёт подключение почтовых программ организациям со своим доменом только с тарифом Яндекс 360.
• Google Workspace. Администратор организации может запретить доступ почтовых программ. Если подключение не проходит, обратитесь к нему.

Это ограничения почтовых сервисов, а не CRM.

Что не поддерживается

Ящики Microsoft (Outlook.com, Hotmail, Microsoft 365) подключить нельзя: Microsoft не пускает почтовые программы по паролю, только через вход в учётную запись Microsoft, а CRM такой способ пока не поддерживает. Подключите ящик другого почтового сервиса или настройте в Outlook пересылку писем на подключённый ящик.

Если подключение не прошло

CRM покажет причину, например «Почтовый сервер не принял пароль», и кнопку «Исправить»: она возвращает к форме с сохранёнными полями. Проверьте пароль приложения и то, что доступ по IMAP включён в настройках ящика. Позже пароль и серверы меняются в настройках ящика, карточка «Пароль и серверы», кнопка «Сохранить и проверить».

Что загружается

• Папки «Входящие» и «Отправленные» за последние 30 дней. Сначала появляются новые письма.
• Новые письма CRM загружает сама. Кнопка «Обновить» обновляет список писем.
• Чтобы загрузить более ранние письма, откройте «Настройки ящика», карточка «Статус», и нажмите «Загрузить ещё 30 дней». Наибольший срок 365 дней.
• Ответы, отправленные из CRM, сохраняются в папке «Отправленные» вашего почтового ящика.

Чтение писем

Слева список ящиков: «Все ящики» или один ящик. Над списком писем вкладки «Входящие», «Отправленные» и «Все», переключатель «Непрочитанные» и поиск по теме, имени или адресу. Письма одной переписки собраны вместе.

• Изображения скрыты. В письме показывается строка «Изображения скрыты, чтобы отправитель не узнал о прочтении». Нажмите «Показать изображения», если доверяете отправителю.
• Вложения скачиваются кнопкой «Скачать». Вложения больше 50 МБ CRM не загружает: откройте такое письмо в почтовой программе.
• Оформление. В меню письма есть пункты «Показать как текст» и «Показать оформление».
• Предупреждения. CRM отмечает подозрительные письма: «Имя отправителя похоже на другой адрес» и «Почтовый сервис не подтвердил отправителя».
• Прочитано. Открытая переписка отмечается прочитанной, в том числе в самом почтовом ящике. Вернуть отметку: меню переписки -> «Отметить непрочитанным».
• Удаление. «Удалить письмо» и «Удалить переписку»: письма уйдут в корзину почтового ящика и исчезнут из CRM.

Ответ и новое письмо

Ответ

1. Откройте переписку и нажмите «Ответить» или «Ответить всем».
2. Получатели и тема уже заполнены, в текст вставлены ваша подпись и цитата письма. Напишите ответ.
3. Чтобы добавить файлы, нажмите «Прикрепить файл».
4. Нажмите «Отправить». Письмо появится в переписке со статусом «Отправляется...», затем «Отправлено».

Если сервер почты отказал, под письмом появится «Не отправлено» с причиной и кнопка «Повторить».

Новое письмо

1. Нажмите «Написать».
2. В поле «От» выберите ящик, заполните «Кому», «Тема» и текст письма. Ссылка «Копия и скрытая копия» открывает дополнительные поля.
3. Нажмите «Отправить».

Написать клиенту можно и из карточки заявки: кнопка «Письмо» в шапке открывает новое письмо с адресом клиента из заявки. После отправки переписка привязана к этой заявке.

Подпись

Откройте «Настройки ящика», карточка «Отправка», и заполните поле «Моя подпись» (до 2000 символов). Нажмите «Сохранить». Подпись вставляется в новые письма и ответы. Её видите только вы и получатели ваших писем: у каждого участника ящика подпись своя.

Лимиты отправки

Когда часовой лимит исчерпан, CRM покажет, во сколько можно отправить следующее письмо. Почта предназначена для переписки с клиентами, а не для массовых рассылок.

Заявка из письма

«Создать заявку»

1. Откройте переписку и нажмите «Создать заявку».
2. В окне «Новая заявка из письма» поля уже заполнены: «Название» (тема письма), «Имя клиента», email, «Телефон» (если нашёлся в тексте), «Сообщение» и «Ответственный». Поправьте их при необходимости.
3. Нажмите «Создать заявку». Появится сообщение «Заявка №... создана», а в шапке переписки ссылка на заявку.

Если в компании уже есть активная заявка с этим email или телефоном, новая не создаётся: «Такая заявка уже есть: переписка привязана к заявке №...». Если клиент написал в старую переписку, а её заявка уже закрыта, в шапке появится кнопка «Создать новую заявку».

«Привязать к заявке»

1. В открытой переписке нажмите «Привязать к заявке».
2. Введите номер заявки, например 123, и нажмите «Привязать».

В меню переписки есть пункты «Привязать к другой заявке» и «Отвязать от заявки №...».

Письма в карточке заявки

У привязанной переписки в ленте событий заявки появляется строка с темой и числом писем. Кнопка «Показать письма» раскрывает короткий список: направление, отправитель, время. Нажатие на письмо открывает переписку в разделе «Почта».

• Ниже CRM подсказывает, если есть ещё письма этого клиента: «Переписка по прошлым заявкам клиента» и «Письма с адресом ... без заявки».
• Строки переписки в карточке видят только участники ящика. Остальные сотрудники видят заявку без писем.

Участники ящика и доступ

Письма ящика видят только его участники. Тот, кто подключил ящик, становится участником с правом управления.

Дать доступ коллеге без пароля

1. Откройте «Настройки ящика», карточка «Доступ».
2. В блоке «Добавить сотрудника» выберите сотрудника компании.
3. При необходимости отметьте «Может управлять доступом и настройками».
4. Нажмите «Добавить». Коллега увидит ящик сразу.

Убрать участника: кнопка «Убрать» в его строке. Добавлять и убирать участников могут только участники с правом управления.

Подключиться к общему ящику по паролю

Если сотрудник знает пароль общего ящика, он может подключить его сам тем же способом. CRM спросит: «Этот ящик уже подключён в компании. Пароль будет проверен на сервере... Продолжить?». После проверки пароля сотрудник получает доступ к ящику, а письма не загружаются второй раз.

Выход из ящика и отключение

• «Выйти из ящика». Вы перестаёте видеть письма этого ящика, у остальных участников всё остаётся. Если в ящике больше нет участников, его письма удалятся из CRM через 30 дней.
• «Отключить ящик для всех». Доступно участнику с правом управления. Письма и привязки к заявкам удаляются из CRM. В самом почтовом ящике ничего не изменится. Подключить этот адрес снова можно будет через час.

Обе кнопки находятся внизу панели «Настройки ящика». Когда сотрудника исключают из компании или он уходит сам, его участие в ящиках снимается.

Уведомления о письмах

В настройках ящика, карточка «Отправка», отметьте «Уведомлять меня в Telegram о новых письмах» и нажмите «Сохранить». Для этого Telegram должен быть привязан в профиле: Уведомления. Число у пункта «Почта» в боковом меню показывает непрочитанные переписки.